Cerintele standardului ISO 9001 privind controlul documentelor

Organizatiile certificate ISO 9001 trebuie sa isi mentina un sistem de management al documentelor. Acest sistem trebuie sa includa urmatoarele aspecte: definirea tipurilor de documente, metodele de gestionare a documentelor si identificarea persoanelor care le aproba, le actualizeaza si le elimina. ISO 9001 face parte din familia de standarde ISO 9000 conceputa de Organizatia Internationala pentru Standardizare. Obiectivul sau principal este de a elabora o serie clara de proceduri care garanteaza rezultate de calitate. Organizatiilor li se impune sa furnizeze documente amanuntite ale metodelor pe care le utilizeaza in acest sens.

Identificarea tipurilor de documente

• Inainte ca o organizatie sa isi poata crea un sistem de management al calitatii (SMC) conform ISO 9001, este important ca ea sa inteleaga de ce documente are nevoie. Un document trebuie sa comunice informatii, el trebuie sa fie planificat si executat, iar cunostintele trebuie sa fie impartasite. Organizatia trebuie sa identifice apoi tipul de documente asociate unei anumite proceduri. Documentele care pot fi incluse sunt urmatoarele: specificatii tehnice, diagrame/diagrame de flux, diagrame de organizare, programe de productie si planuri referitoare la calitate. In plus, documentele pot fi in orice format – electronic, magnetic, pe hartie sau fotografii.

Mentinerea documentelor

• ISO 9001 stipuleaza ca organizatia sa documenteze modalitatile prin care aproba si actualizeaza documentele. In plus, ea trebuie sa identifice si cine va monitoriza documentele. Aceasta persoana va fi responsabila de aprobarea, actualizarea si publicarea documentelor. Pe langa aceste atributii, ea va inregistra si data cand a aprobat sau a efectuat schimbari asupra documentelor. ISO le cere organizatiilor sa utilizeze cele mai actualizate versiuni.

Distribuirea documentelor in cadrul organizatiei

• Conform ISO 9001, organizatia trebuie sa inregistreze modul in care sunt distribuite documentele, identificand angajatii care le vor consulta si le vor utiliza. De asemenea, organizatia trebuie sa identifice locul unde vor fi amplasate documentele. In acest mod, angajatii vor sti unde sa caute daca vor avea nevoie de anumite informatii.

Clasificarea documentelor

• Standardul ISO 9001 impune ca organizatia sa tina evidenta modului in care isi clasifica documentele. Organizatia trebuie sa stabileasca un sistem de categorii. Ea trebuie sa clasifice documentele dupa nume, numarul de catalog, versiune si numar de serie, locatie si modalitatea de regasire. Organizatia trebuie sa documenteze modul in care elimina sau distruge documentele atunci cand acestea nu mai sunt necesare sau au devenit invechite. De asemenea, ISO 9001 solicita ca organizatia sa creeze copii de siguranta pentru toate documentele si sa inregistreze modul in care creeaza aceste copii.