ISO 9001 – Reprezentantul managementului

Reprezentantul managementului in cadrul standardului de management al calitatii ISO 9001:2008

Una din cerintele standardului ISO 9001:2008 se refera la numirea de catre conducerea de varf a organizatiei implementatoare a unui membru al conducerii pentru a desfasura activitatea de reprezentant al managementului pentru sistemul de management al calitatii din cadrul companiei.

Detaliind asupra acestei cerinte, putem considera ca pozitia sus mentionata include in sfera de responsabilitati gestionarea, monitorizarea, evaluarea si coordonarea sistemului de management al calitatii din cadrul organizatiei, sarcini necesare pentru indeplinirea cerintelor clientilor si a altor factori implicati, alaturi de atingerea obiectivelor de calitate specificate.

Persoana numita va responsabila cu activitatea de comunicare cu managementul superior, cu consumatorii si cu alte parti interesate in ceea ce priveste problematica legata de sistemul de management al calitatii din cadrul companiei.

In mod normal aceasta numire este formalizata de catre managementul superior (presedintele, CEO, COO etc) sub forma unei scrisori de numire sau orice alta forma scrisa ce permite persoanei selectate sa-si intre in drepturile specifice; cu toate acestea referinta directa cu manualul calitatii organizatiei este o metoda la fel de uzitata.

In ultimul caz, responsabilitatea si autoritatea nu este delegata unei persoane individuale ci mai curand unei anumite pozitii/functii din cadrul structurii de management a organizatiei, urmand ca ulterior pozitia despre care vorbim sa fie ocupata de persoana desemnata, avand acel rol specific in cadrul companiei.

In conformitate cu prevederile standardului ISO 9001, responsabilitatile reprezentantului managementului sunt urmatoarele:

• asigurarea faptului ca procesele necesare pentru sistemul de management al calitatii din cadrul organizatiei sunt stabilite, implementate si mentinute
• raportarea catre managementul superior cu privire la performanta sistemului de management al calitatii din cadrul organizatiei si in legatura cu orice nevoie de imbunatatire a acestuia
• aducerea cerintelor consumatorilor la cunostinta membrilor organizatiei
• activarea in calitate de agent de legatura intre organismele externe si clienti cu privire la problematica legata de sistemul de calitate al organizatiei

Chiar daca aceste responsabilitati sunt definite in cadrul standardului ISO 9001, ele nu sunt exhausive.

In realitate sfera de actiune a responsabilitatilor reprezentantului managementului difera de la organizatie la organizatie, fiecare din acestea avand o serie de cerinte unice, determinate de marimea, obiectivul si complexitatea operatiunilor desfasurate, alaturi de alti factori.

Este important de observat, in legatura cu responsabilitatile prezentate mai sus, utilizarea termenilor “asigurarea’ si “raportarea” alaturi de absenta oricarei referiri catre activitati precum dezvoltarea, implementarea si imbunatatirea continua a insusi sistemului de management.

Pentru aceste activitati organizatia are responsabilitatea de a numi persoanele care vor fi responsabile; in unele organizatii acesta persoana va fi reprezentantul managementului sau poate fi indrituita o alta persoana din cadrul companiei.

Chiar daca standardul ISO 9001 are drept cerinta faptul ca reprezentantul managementului trebuie sa fie un membru al conducerii, cu toate acestea nu este oferita nicio indrumare cu privire la procesul actual de selectie, in mod particular nu se face nicio trimitere si nicio detaliere a abilitatilor, cunostintelor si abilitatilor care sunt recomandabile pentru acesta pozitie. Inca o data, acesta sarcina este lasata la latitudinea managementului superior al organizatiei, acesta trebuind sa asigure faptul ca persoana selecata are calitatile necesare pentru a asigura faptul ca obiectivele specifice ale organizatiei sunt indeplinite.

Procesul de selectare a reprezentantului managementului trebuie sa ia in considerare responsabilitatile pe care aceasta persoana si le va asuma si rolul pe care ea il va juca in cadrul conducerii si a activitatilor curente.

In cazul organizatiilor mari reprezentantul managementului va trebui sa aiba abilitatea de a interactiona cu persoanele care iau deciziile cheie si de a lua decizii cheie pe cont propriu, alaturi de capacitatea de a asigura conformitatea si de a stimula schimbarea cand este necesar.

Pentru organizatiile mai mici reprezentantul managementului trebuie sa aiba o abordare mai practica, luand in colimator nu doar problemele de gestionare legate de sistemul de management al calitatii ci fiind implicat direct si in functii administrative care au legatura cu sistemul si il fac sa fie operational.

Este evedient ca trebuie sa existe o intelegere a cerintelor specificate de standardul ISO 9001. Experienta poate fi necesara doar daca persoana numita va gestiona in mod activ activitatile zilnice ale organizatiei si functiile asociate cu sistemul de management al calitatii din cadrul companiei.

Indiferent de conditiile specifice in care va activa reprezentantul managementului, competenta reprezinta elementul definitoriu.

Ca o observatie de final puteti observa ca in cadrul articolului nu a fost mentionata niciodata pozitia de manager de calitate (sau un titlu similar). In cadrul standardului ISO 9001:2008 nu exista nicio referinta sau cerinta legata de acesta pozitie.

Numirea unui reprezentant al managementului reprezinta o cerinta a standardului ISO 9001, pe cand acordarea unei persoane a calitatii de manager de calitate nu este specificata, acesta fiind o alegere subiectiva a organizatiei, bazata pe resursele necesare implicate in acest demers alaturi de alti factori precum natura produselor si serviciilor oferite si gradul de control care este necesar.

In cazul organizatiilor mici exista prea putine avantaje pentru infiintarea unei noi pozitii, tinand cont ca sarcinile implicate de mentinerea si administrarea unui sistem pot fi alocate in cadrul personalului existent.

Cu toate acestea, in cazul organizatiilor mai mari nivelul de activitate specific este mult mai ridicat, de cele mai multe ori fiind necesara infiintarea acestei pozitii (sau una similara) pentru a se putea asigura cu succes conformitatea fata de cerintele specifice ale unui sistem de management al calitatii complex.