ISO 9001 – Auditurile reciproce interdepartamentale

Auditurile interne pot implica o serie de dificultati si daca organizatia d-voastra nu are fundamentate resursele potrivite pentru a gestiona aceste activitati la nivel intern atunci desfasurarea lor inadecvata ar putea fi una dintre cele mai neplacute experiente in procesul de conformare la exigentele standardului ISO 9001.

Intotdeauna exista posibilitatea de a se angaja un consultant ISO 9001 pentru a usura povara organizatiei si pentru a desfasura auditurile in numele companiei d-voastra, dar intrucat aceste persoane sunt inalt calificate si serviciile lor pot fi prohibitive.

Pentru companiile medii si mai mari o solutie poate fi reprezentata de realizarea de audituri interdepartamentale, insa acesta abordare necesita o echipa (sau mai multe) de auditori din diverse zone ale companiei, organizati intr-o maniera care sa permita ducerea la bun sfarsit a acestor misiuni, fara insa ca acestia sa auditeze propria activitate.

Acesta abordare poate consuma resurse semnificative in cadrul unei companii, luand in calcul timpul necesar si cheltuielile pentru instruirea angajatilor in a desfasura actiuni de audit in managementul calitatii.

Mai mult aceste tipuri de audit pot fi mai putin performante din cauza lipsei sau limitarii experientei auditorilor interni cat si din cauza eventualelor conflicte interpersonale. Dintr-o perspectiva de management, aceste tipuri de audit pot fi privite ca implicand costuri ascunse, cum ar fi cele legate de scaderea productivitatii de-a lungul desfasurarii acestor activitati.

Companiile mai mici nu beneficiaza de luxul echipelor de audit interdepartamentale, datorita resurselor limitate si a rolurilor multiple pe care un angajat trebuie sa le indeplineasca.

Pentru companiile care beneficiaza de sansa de a avea auditori interni ISO 9001 nu este insa neobisnuit ca acestia sa sufere de lipsa de obiectivitate si impartialitate. Chiar si in cazul celor care nu manifesta aceste tendinte de subiectivitate este dificil a se mentine un anumit nivel de competenta si perfomanta, avand in vedere ca aceste abilitati ale angajatului sunt utilizate pentru alte prioritati.

Una din solutiile cele mai neglijate in aceste cazuri consta in desfasurarea de audituri reciproce. In aceasta abordare, dumneavoastra, clientii d-voastra, furnizorii d-voastra si alte afaceri locale fac schimb de responsabilitati legate de audit, desfasurand audituri reciproce cu alte companii cu care s-au agreat intelegeri cu privire la aceste actiuni.

Concret, actiunile pot consta in audituri reciproce intre doua companii, doua companii care auditeaza o a treia companie, trei companii auditeaza o a patra companie etc.

Aranjamentele si configuratiile acestor audituri variaza, unele companii desfasurand aceste activitati fara compensatii materiale in timp ce altele vor dori dori o compensatie pentru timpul implicat cat si pentru transportul personalului auditor.
In mod obisnuit se incheie contracte/intelegeri confidentiale intre partile participante, pentru a se asigura ca tot ce se observa in procesul de audit ramane la nivel privat, fara a se disemina informatii sensibile.

Ar trebui sa existe o mai mare implicare a organizatiilor in aceste schimburi de personal auditor. De remarcat ca persoanele implicate in asemenea schimburi au o experienta vasta de munca, desfasurand audituri pentru organizatii care au obiecte de activitate diferite de cea in care lucreaza, acoperind asfel domenii de la industria prelucrarii lemnului si a producerii hartiei la fabricarea de produse electronice, echipamente robotice, software etc.

Ca recomandare va propunem sa cautati, sa va informati si sa incercati sa stabiliti legaturi cu parteneri sau cu organizatii care potential ar putea fi interesate de aceste schimburi. Ideea auditurilor reciproce este valoroasa, merita sa fie fructificata mai mult cu castig mutual, nu costa mult, fiind cu siguranta mai ieftina decat angajarea unui consultant si poate fi mai usor de gestionat decat pare la prima vedere.

In concluzie nu va sfiiti sa cautati parteneri care sa aprecieze aceeasi idee si sa conlucrati in acest domeniu, beneficiile fiind considerabile pentru ambele parti implicate.