Certificarea ISO 9001 – Derularea analizei deficientelor

Ce reprezinta analiza deficientelor ?

Unul din primii pasi pe care trebuie sa-i faceti in cazul tranzitiei catre un sistem de calitate sau in cadrul unui proiect de implementare consta in compararea sistemului actual de management al calitatii cu cerintele prevazute de standardul ISO 9001.

Acesta activitate extrem de importanta poarta denumirea de analiza a deficientelor. Inaintea derularii analizei deficientelor va recomandam sa parcurgeti urmatorele etape:

1. Identificati o persoana sau mai multe care sa coordoneze analiza deficientelor; un avantaj ar fi daca persoanele respective detin experienta legata de sistemele de calitate sau de procesul de auditare.
2. Puteti lua in considerare optiunea de a primi ajutor din partea unui consultant.
3. Elaborati sau achizitionati o lista de control a analizei deficientelor.

Lista de control a analizei deficientelor

• Cel mai important instrument al analizei deficientelor consta in lista de control. Aceasta reprezinta o lista a cerintelor prevazute de standard, scrisa sub forma de intrebari.
• Auditorul (persoana care coordoneaza analiza deficientelor) va folosi aceasta lista pentru a compara sistemul de management al calitatii care este prezent in mod curent in cadrul companiei implementatoare cu cerintele prevazute de standardul ISO 9001. Orice lipsa de concordanta este marcata ca o deficienta.
• Lista de control ofera auditorului recomandari cu privire la tipul documentelor de cercetat, exemple de indepliniri ale cerintelor si alte sfaturi utile. Totodata, lista de control aloca un spatiu special pentru ca auditorul sa detalieze aspecte despre situatia curenta a sistemului de calitate si cu privire la aspectele care sunt conforme sau nu cu cerintele standardului ISO 9001.

Etapele completarii analizei deficientelor:

1. Programarea analizei deficientelor

• Programati intervalul de derulare a analizei deficientelor si instiintati toti angajatii cu privire la activitatile derulate si la motivatia realizarii acestei analize.
• Angajatii trebuie sa fie cat mai relaxati in momentul interviului cu auditorul. Este bine sa luati in considerare trimiterea unei note de instiintare pentru a informa angajatii cu privire la derularea analizei deficientelor, precizand detalii despre cine coordoneaza aceasta activitate, intervalul de timp al derularii si utilitatea acestui demers.
• Stabiliti daca auditul va fi desfasurat pe procese (proceduri) sau pe zone ale intreprinderii. In mod obisnuit auditul se desfasoara pe diferitele zone ale intreprinderii.
• Divizati intreprinderea in zone gestionabile.
• Programati procesul astfel incat sa auditati fiecare sectiune a standardului care se aplica unei zone specifice.
• Daca folositi serviciile unei echipe de audit, gestionati procesul astfel incat aceasta sa acopere diversele zone ale intreprinderii.
• Aranjati listele de control ale analizei deficientelor astfel incat fiecare auditor sa detina sectiunile de standard care sunt aplicabile zonei pe care o auditeaza.

2. Derularea analizei deficientelor

• Urmati indeapropae programul stabilit. Intrati in fiecare zona a intreprinderii pentru a evalua sistemul de calitate curent.
• Concentrati-va asupra aspectelor existente si nu asupra lipsurilor. Reamintiti auditorilor ca ca nu este nevoie sa se concentreze asupra aspectelor de conformitate sau neconformitate fata de sistemul actual, ci pe modul de proiectare a sistemului actual si pe maniera in care acesta corespunde cerintelor ISO 9001.
• Observati situatia de la fata locului si sugerati care sunt aspectele care trebuie dezvoltate sau modificate. Faceti observatii complete, dati exemple si faceti referiri la documentatie.
• Identificati locatiile din cadrul organizatiei unde se inlantuie procesele succesive.

3. Realizarea raportului analizei deficientelor

In aceasta etapa este necesar sa sintetizati rezultatele auditului desfasurat sub forma unei liste de sarcini. In mod obisnuit veti identifica o serie de categorii de proceduri, spre exemplu:

• Procese care sunt conforme cu standardul si care sunt documentate.
• Procese care sunt conforme cu standardul si care trebuie documentate.
• Procese care nu sunt conforme cu standardul si care trebuie sa fie reproiectate.
• Procese cerute de standard si care nu se regasesc in sistemul actual de calitate al intreprinderii analizate.

Pentru fiecare cerinta (sau set de cerinta) a standardului trebuie sa identificati statusul sistemului actual. Activitatea de dezvoltarea de proceduri specifice va fi atribuita unor echipe specializate, a caror preocupari le vom detalia in cadrul prezentarii celorlalte etape de implementare a standardului ISO 9001.