Auditorii sistemelor de management al inregistrarilor

ISO 19011 2011 Anexa A.5 – Cunostinte si abilitati pe care ar trebui sa le detina auditorii sistemelor de management al inregistrarilor

Potrivit Anexei A.5 a standardului ISO 19011 2011, auditorii care intentioneaza sa examineze sisteme de management al inregistrarilor:

• Trebuie sa detina cunostinte si abilitati in domeniul managementului inregistrarilor si

• Trebuie sa fie capabili sa aplice metode, tehnici, procese si practici de management al inregistrarilor.

Ei trebuie sa detina cunostintele si abilitatile necesare examinarii sistemelor de management al inregistrarilor si generarii unor constatari adecvate in urma auditului, ca si obtinerii unor concluzii valide.

Urmatoarele exemple ilustreaza tipul de cunostinte si de abilitati pe care ar trebui sa le aiba auditorii sistemelor de management al inregistrarilor. Auditorii ar trebui:

1. Sa inteleaga terminologia din domeniul managementului inregistrarilor.
2. Sa inteleaga tehnicile de masurare a performantei.
3. Sa inteleaga cum sunt investigate si evaluate practicile.
3.1. Sa inteleaga metodele si tehnicile de intervievare.
3.2. Sa inteleaga metodele si tehnicile de observare.
3.3. Sa inteleaga metodele si tehnicile de validare.
4. Sa inteleaga metodele de esantionare si de analiza a inregistrarilor.
4.1. Sa inteleaga caracteristicile cheie ale inregistrarilor.
4.2. Sa inteleaga caracteristicile cheie ale sistemelor de inregistrari.
4.3. Sa inteleaga caracteristicile cheie ale proceselor legate de inregistrari.
4.3.1. Sa inteleaga caracteristicile masurilor de control al proceselor.
5. Sa inteleaga metodele si practicile de evaluare a riscurilor.
5.1. Sa inteleaga evaluarea riscurilor in managementul inregistrarilor.
6. Sa inteleaga procesele utilizate pentru a gestiona inregistrarile.
6.1. Sa inteleaga procesele utilizate pentru a crea inregistrari.
6.2. Sa inteleaga procesele utilizate pentru a capta inregistrari.
6.3. Sa inteleaga procesele utilizate pentru a controla inregistrarile.
7. Sa inteleaga metodele de evaluare a performantei sistemului.
7.1. Sa inteleaga cum sa evalueze sistemele de inregistrari.
7.1.1. Sa inteleaga cum sa evalueze instrumentele utilizate.
7.1.2. Sa inteleaga cum sa evalueze facilitatile utilizate.
7.1.3. Sa inteleaga cum sa evalueze echipamentul utilizat.
8. Sa inteleaga cerintele privind competenta in managementul inregistrarilor.
8.1. Sa inteleaga cum sa identifice cerintele privind competenta.
8.2. Sa inteleaga cum sa evalueze competenta personala.
9. Sa inteleaga cerintele privind inregistrarile si sistemele de inregistrari.
9.1. Sa inteleaga conceptele si cerintele privind metadatele.
9.2. Sa inteleaga cerintele privind continutul si contextul.
9.3. Sa inteleaga cerintele privind reprezentarea.
9.4. Sa inteleaga cerintele privind structura.
10. Sa inteleaga dezvoltarea instrumentelor specifice inregistrarilor.
11. Sa inteleaga tehnologiile utilizate pentru a gestiona inregistrarile digitale.
11.1. Sa inteleaga tehnologiile utilizate pentru a crea inregistrari.
11.2. Sa inteleaga tehnologiile utilizate pentru a capta inregistrari.
11.3. Sa inteleaga tehnologiile utilizate pentru a converti inregistrari.
11.4. Sa inteleaga tehnologiile utilizate pentru a muta inregistrari.
11.5. Sa inteleaga tehnologiile utilizare pentru a pastra inregistrarile.
12. Sa inteleaga documentele utilizate pentru autorizarea proceselor care au legatura cu inregistrarile.

Nu uitati ca acestea sunt doar cateva exemple si ca ele nu constituie o lista completa a asteptarilor pe care le puteti avea in privinta cunostintelor si abilitatilor auditorilor sistemelor de management al inregistrarilor. Puteti adauga si alte asteptari pe lista pe care o veti intocmi.